1. Introduction

The Ring Ring Company, une société anonyme dont le siège social est établi à 1831 Machelen, Cullinganlaan 2/F, Belgique, et enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0445.262.068 (ci-après dénommée « RingRing », « nous », « notre » ou « nos »), respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos données à caractère personnel conformément aux lois applicables en matière de vie privée.

La présente politique de confidentialité s’applique aux données à caractère personnel traitées par l’intermédiaire de tous les produits, services (ex : Naxai) et sites web proposés par RingRing (la « politique de confidentialité »). Nous désignons ces produits, ces services et le site web par le terme « services ».

Sauf disposition contraire dans votre contrat, RingRing fournit les Services au nom de ses clients à l’intérieur de l’Europe.

2. Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?

2.1. Qui êtes-« vous » ?

Nous faisons souvent référence à « vous » dans la présente politique de protection de la vie privée. Pour mieux comprendre quelles sont les informations les plus pertinentes pour vous, consultez les définitions utiles suivantes :

• Prospect ou Client : Vous pourriez détenir ou vous détenez un compte auprès de RingRing et vous (et d’autres administrateurs de votre entreprise ou organisation) envoyez des messages, créez  , des applications ce directement, ou vous collaborez dans le cadre  , d’une application associée à votre compte.
• Destinataire : Vous avez reçu un message, SMS, RCS, un appel vocal ou un e-mail, … transmis par RingRing ;
• Visiteurs on line: Le site web a été conçu pour répondre aux besoins des visiteurs : vous visitez le site web par curiosité ou parce que vous avez entendu parler de nous par le biais de nos canaux de marketing et de vente.
• Visiteurs sur site, dans nos bureaux, sur un stand lors d’une foire, etc. 

2.2. Données à caractère personnel que nous collectons sur vous

Nous pouvons collecter vos données à caractère personnel suivantes :

• Coordonnées : comme vos prénom, nom, numéro de téléphone, adresse électronique ou autres adresses, fuseau horaire, langue, informations sur la société et informations d’enregistrement que vous nous fournissez en utilisant nos Services, en interagissant avec nous ou par tout autre moyen qui nous permet de communiquer avec vous ;
• Cookies et autres traceurs : Nous fournissons plus d’informations sur les cookies dans notre Politique en matière de cookies.
• Informations sur les visites dans le cadre d’une campagne de marketing : Lorsque vous visitez notre site web dans le cadre d’une campagne de marketing (par exemple, en cliquant sur un lien dans un courriel, une publicité ou un message sur les médias sociaux), nous pouvons collecter des informations sur l’origine de votre visite à l’aide de paramètres URL tels que utm_source, utm_medium, utm_campaign, etc. Ces informations peuvent être stockées temporairement dans le site sessionStorage de votre navigateur et utilisées pour comprendre l’efficacité de nos efforts de marketing et attribuer les conversions (par exemple, les soumissions de formulaires ou les achats) à leur source. Nous n’utilisons pas ces données pour vous identifier directement, à moins que vous ne fournissiez des informations personnelles (par exemple, en soumettant un formulaire), auquel cas les données d’attribution peuvent être liées à votre profil. Ces données ne sont utilisées qu’à des fins de marketing et d’analyse, sur la base de votre consentement, et sont automatiquement supprimées à la fin de votre session de navigation.
• Informations d’utilisation : Nous recueillons des informations d’utilisation vous concernant lorsque vous utilisez nos services. Il s’agit notamment des pages web que vous visitez, des éléments sur lesquels vous cliquez, du moment où vous effectuez ces actions, de la langue que vous préférez, des produits que vous achetez, etc ;
• Données relatives à l’appareil et au navigateur : Nous collectons des informations à partir de l’appareil et de l’application que vous utilisez pour accéder à nos services. Les données relatives à l’appareil désignent principalement l’adresse IP, la version du système d’exploitation, le type d’appareil, l’ID de l’appareil/l’adresse MAC, les informations relatives au système et aux performances, ainsi que le type de navigateur. Si vous utilisez un appareil mobile, nous collectons également l’UUID de cet appareil ;
• Informations des balises de page : Nous utilisons des cookies internes et de tiers ainsi que des services de suivi utilisant des cookies et des balises de page (aussi connues sous l’appellation de balises web https://www.ringring.be/fr/politique-en-matiere-de-cookies/ pour collecter des données sur les visiteurs de nos sites web. Ces données comprennent des statistiques sur l’utilisation et les utilisateurs. Les e-mails envoyés par RingRing ou par des clients par le biais de nos services comprennent également des balises de page qui permettent à l’expéditeur de collecter des informations sur les personnes qui ont ouvert ces e-mails et cliqué sur les liens qu’ils contiennent. Nous fournissons plus d’informations sur les cookies dans notre Politique en matière de cookies.
• Données de connexion : Comme la plupart des sites web actuels, nos serveurs web conservent des fichiers journaux qui enregistrent des données chaque fois qu’un appareil accède à ces serveurs. Les fichiers journaux contiennent des données sur la nature de chaque accès, y compris les adresses IP d’origine, les fournisseurs de services Internet, les fichiers consultés sur notre site (par exemple, les pages HTML, les graphiques, etc.), les versions du système d’exploitation, le type d’appareil et les horodatages.

Si vous êtes un Client, nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes que nous avons obtenues de vous :

• Informations sur l’enregistrement du compte : Vous avez besoin d’un compte chez RingRing avant de pouvoir utiliser nos services (ex : Naxai). Nos services s’adressent principalement aux entreprises (sociétés et autres types d’organisations). Lors de la création de votre compte, nous recueillons certaines informations vous concernant, telles que sa dénomination sociale, son numéro d’immatriculation et son adresse. Nous recueillons également le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique du ou des représentants légaux de l’entreprise ou de l’organisation, ainsi que ceux des autres utilisateurs du compte (également appelés propriétaire, administrateur ou collaborateur, selon leur rôle). Enfin, nous recueillons votre identifiant et votre mot de passe.
• Informations de facturation : Nous traitons vos informations de facturation si vous effectuez un paiement à RingRing : le nom de l’entreprise et du point de contact, l’adresse, le numéro de TVA, l’adresse électronique et les informations financières correspondant à votre méthode de paiement sélectionnée (par ex. un numéro de carte de crédit et la date d’expiration ou un numéro de compte bancaire).
• Paramètres du compte : Lorsque vous vous inscrivez à nos services, il vous est demandé de nous fournir des informations sur les personnes qui, au sein de votre entreprise ou de votre organisation, peuvent agir en tant qu’utilisateurs (que ce soit en tant que propriétaire, administrateur ou collaborateur) au sein du compte.

Si vous utilisez nos services, nous pouvons également collecter les données suivantes en votre nom pour certains services :

• Informations de carnet d’adresses : Nous pouvons permettre au client d’importer des adresses électroniques et d’autres coordonnées comme le numéro de téléphone dans un carnet d’adresses afin que le Client puisse facilement créer ses campagnes personnalisées, et d’autres déclinaisons de nos produits ou applications.

Si vous êtes un Destinataire, nous pouvons également, pour certains Services, collecter les données suivantes au nom de notre Client :

Métadonnées de la communication : Les métadonnées de la communication , telles que l’horodatage, l’opérateur et l’état de la livraison, seront collectées et stockées. RingRing doit traiter ces données pour exécuter le contrat conclu avec le Client. RingRing traitera également ces données en tant que responsable du traitement, conformément à ses obligations légales prévues par la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques.

3. Comment traitons-nous vos données à caractère personnel et pourquoi ?

Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes et en nous fondant sur la base juridique indiquée pour chaque finalité :

3.1. Si vous êtes un Prospect ou un Client

Nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel susmentionnées aux fins suivantes et en nous fondant sur les bases juridiques suivantes :

• 3.1.1. Nous devons assumer notre responsabilité contractuelle pour vous fournir nos Services ;
  C’est le cas pour les Informations d’Enregistrement de votre Compte, vos Informations de facturation et les Paramètres de votre compte afin de gérer votre compte, de vous fournir nos Services, de vous facturer nos Services, de vous offrir une assistance clientèle et de vous contacter à propos de votre compte ou de nos Services, et afin de vous envoyer des communications importantes de nature transactionnelle liées aux annonces de services, aux questions concernant la facturation, aux modifications apportées à nos Services ou à nos politiques ou pour vous envoyer un e-mail de bienvenue pour votre premier enregistrement (communications que vous ne pouvez pas désactiver).
• 3.1.2. Nous avons un intérêt légitime à agir de cette manière ;
  C’est le cas pour (i) vos Coordonnées lorsque nous vous envoyons des informations marketing (tant que vous ne vous désabonnez pas) et (ii) vos données relatives à l’Appareil et au Navigateur qui ont été transmises à Ringring.be.

  * Nous pouvons également avoir besoin de divulguer certaines données à caractère personnel aux fins légales suivantes, notamment aux autorités compétentes si nous y sommes contraints en vertu d’une procédure légale ou judiciaire et à des conseillers juridiques et/ou tribunaux si nous devons protéger et défendre nos droits.

C’est le cas lorsque nous collectons vos données de manière indirecte dans un but de prospection. Par exemple en recherchant les coordonnées professionnelles du personnel de vente auprès d’entreprises potentiellement clientes sur des sites Web (tels que Linkedin ou les sites Web d’entreprises qui pourraient être intéressées par les services de Ring Ring) ou dans des revues spécialisées, ou lors de congrès, foire ou événements particuliers liés aux activités de Ring Ring.

• 3.1.3. Vous avez donné votre consentement.
  C’est le cas pour (i) les informations d’utilisation et (ii) les informations des balises de page basées sur les cookies et techniques similaires présents sur notre site web et notre plateforme. Pour toutes les informations relatives aux cookies et technologies similaires, nous vous renvoyons à notre Politique en matière de cookies.

  Nous demandons également votre consentement concernant notre newsletter et tout autre matériel marketing et promotionnel.

3.2. Si vous êtes un Destinataire

Nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel susmentionnées aux fins suivantes et en nous fondant sur les bases juridiques suivantes :

• 3.2.1. Nous avons une obligation légale ;
  Comme susmentionné, RingRing, en tant que Responsable du traitement, a l’obligation légale de traiter et stocker des métadonnées de communications électroniques telles que décrites dans la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques.
• 3.2.2. Nous devons assumer notre responsabilité contractuelle ;
  Étant donné que RingRing sera généralement qualifiée de sous-traitant. Cela signifie que RingRing traitera vos données lorsque les Clients auront fait une demande à cet effet à RingRing. Par conséquent, si vous recevez un e-mail ou un SMS par le biais de nos Services, nous vous renverrons très probablement à notre Client.
• 3.2.3. Vous avez donné votre consentement.
  C’est le cas pour vos Coordonnées lorsque nous devons traiter votre demande formulée via notre site web (ou par tout autre moyen) sur nos Services et/ou pourquoi nous vous avons contacté (par ex. vous nous joignez concernant un sondage que vous avez reçu d’une entreprise ou d’une organisation).

  Nous demandons également votre consentement concernant notre newsletter et tout autre matériel marketing et promotionnel.

3.3. Si vous êtes un Visiteur

• 3.3.1. Visiteur sur le site web
  Nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel susmentionnées aux fins suivantes et en nous fondant sur les bases juridiques suivantes :
• 3.3.1.1. Nous avons un intérêt légitime à agir de cette manière ;
  C’est le cas pour les données relatives à votre Appareil et à votre Navigateur. Nous vous renvoyons à notre politique en matière de cookies.
• 3.3.1.2. Vous avez donné votre consentement ;
  C’est le cas pour (i) vos Coordonnées lorsque nous devons traiter votre demande formulée via notre site web (ou par tout autre moyen) sur nos Services et, lorsque vous acceptez nos cookies, (ii) les informations d’utilisation et (iii) les informations des balises de page basées sur les cookies et techniques similaires présents sur notre site web et notre plateforme. Pour plus d’informations relatives au traitement par le biais des cookies, nous vous renvoyons à notre Politique en matière de cookies. Nous demandons également votre consentement concernant notre newsletter et tout autre matériel marketing et promotionnel.
• 3.3.2. Visiteur dans nos locaux
  Nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel susmentionnées aux fins suivantes et en nous fondant sur les bases juridiques suivantes :
• 3.3.2.1. Nous avons un intérêt légitime à agir de cette manière ;
  i. Caméra de surveillance
  En visitant nos locaux, il est possible que nous traitions votre image par le biais de notre caméra de surveillance. RingRing se fonde sur son intérêt légitime et plus spécifiquement sur l’objectif de prévenir, d’établir ou de détecter tout crime contre les personnes ou les biens. RingRing utilisera toujours ses caméras de surveillance conformément à la loi du 21 mars 2007 réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance.

  Dans le cas d’une investigation judiciaire ou d’une requête de la police, les données seront transférées conformément au RGPD sans votre consentement préalable. Ceci se déroulera toujours sous la supervision des autorités judiciaires et policières et vos données ne seront jamais utilisées ni transférées à d’autres fins (par ex. commerciales).

  ii. Kiosque d’enregistrement
  En visitant nos locaux, il vous sera demandé de remplir le formulaire d’enregistrement des visiteurs à notre kiosque d’enregistrement. Nous traiterons votre nom (prénom et nom de famille), vos coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone) et les données relatives à votre entreprise. Nous traitons ces informations, en nous appuyant sur notre intérêt légitime, aux fins suivantes :

• Informer l’hôte de votre arrivée ;
• Sécurité et audits internes ;
• En cas de situations d’urgence ; et
• Établir des statistiques sur les visiteurs.

4. Partageons-nous des données à caractère personnel avec des tiers ?

Nous n’utilisons les données personnelles que nous recevons qu’aux fins décrites ci-dessus. À cet égard, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec des tiers, appelés « destinataires » :

4.1. Fournisseurs de services externes :

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services externes pour fournir ou exécuter des services et des fonctions en notre nom. Nous pouvons mettre à leur disposition des données à caractère personnel dans le seul but d’assurer ces services et ces fonctions. Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir le respect des dispositions relatives à la protection des données et nous exigeons également des prestataires de services externes qu’ils s’y conforment. Ces fournisseurs de services sont, par exemple, les suivants:

• Les opérateurs de réseau et les fournisseurs de services de télécommunication en vue de faciliter nos Services adressés par SMS ou e-mails aux Destinataires;
• Les fournisseurs de solutions de paiement ou les banques ;
• Les fournisseurs de services informatiques (tels que IBM, Calendly, etc.) ;

4.2. Autorités et système judiciaire

Nous pouvons également mettre des données personnelles concernant des individus à la disposition des autorités publiques ou judiciaires, du personnel et des agences chargés de l’application de la loi si la loi l’exige, notamment pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi, et notamment aux agences et aux tribunaux des pays dans lesquels nous opérons. Lorsque la loi le permet, nous pouvons également divulguer ces informations à des tiers (y compris des conseillers juridiques) lorsque cela est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations légales ou pour faire respecter nos droits, protéger notre propriété ou les droits, la propriété ou la sécurité d’autrui, ou lorsque cela est nécessaire pour soutenir les fonctions d’audit externe, de conformité et de gouvernance d’entreprise ;

4.3. Acquéreurs potentiels de RingRing

En cas de vente, de fusion, de liquidation, de dissolution ou autre, certaines données personnelles peuvent être divulguées à la partie (et/ou à ses conseillers juridiques) qui acquiert tout ou partie du capital ou des actifs de RingRing ou de ses activités commerciales. Si cela s’avère nécessaire, nous prendrons les précautions qui s’imposent (par exemple, en nous limitant au besoin de savoir, en concluant des accords de confidentialité et en appliquant d’autres bonnes pratiques du secteur) pour protéger votre vie privée à tout moment.

5. Partageons-nous des données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen ?

En principe, RingRing ne transfère pas vos données personnelles à des destinataires situés dans des pays en dehors de l’Espace économique européen. Toutefois, dans le cadre de l’exécution de nos services, que nous utilisons parfois pour transmettre un message à un destinataire situé dans un pays hors de l’Union européenne ou pour recevoir un retour d’information de sa part, RingRing veillera à ce que, si des données à caractère personnel sont transférées à un destinataire situé dans un pays qui n’est pas couvert par une décision de la Commission européenne visant à assurer un niveau de protection adéquat, elles soient soumises aux dispositions d’un accord de transfert de données, qui comprendra les éléments suivants (a) les clauses contractuelles types publiées par la Commission européenne, ou (b) tout autre mécanisme conforme à la législation sur la protection de la vie privée ou à toute autre réglementation relative au traitement des données à caractère personnel.

6. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?

Nous ne pouvons pas conserver vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou tel que requis par la loi applicable.

Si vous êtes un Client, nous ne supprimons généralement pas les données figurant sur votre compte tant que votre compte est actif. Vous êtes responsable des périodes de temps pendant lesquelles vous conservez ces données et vous êtes tenus de les contrôler.

Si vous êtes une Destinataire, nous conservons vos métadonnées conformément à la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques. Pour les autres données traitées concernant les activités de traitement qui vous concernent, nous nous conformons à la période de conservation prévue par notre client.

Si vous êtes un Visiteur, votre image capturée par notre caméra de surveillance sera stockée pendant 30 jours conformément à la loi du²¹ mars 2007 réglementant le placement et l’utilisation des caméras de surveillance qui seront installées et traitées. Si vous avez déposé vos données dans notre kiosque d’enregistrement, elles seront conservées pendant 24 heures.

Nous définissons également les périodes d’expiration relatives aux cookies sur notre site web, dans notre Politique en matière de Cookies.

7. Qu’en est-il de la sécurité ?

Nous appliquons des mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées qui sont raisonnablement conçues pour protéger les informations personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé, et contre d’autres formes illégales de traitement. L’accès aux données personnelles est limité aux destinataires autorisés sur la base du besoin de savoir. Nous avons mis en place un programme complet de sécurité de l’information qui est proportionnel aux risques associés au traitement. Le programme est adapté en permanence pour atténuer les risques opérationnels et protéger les informations personnelles, en tenant compte des pratiques acceptées par l’industrie.

8. Qui est le responsable du traitement de vos données ?

Le responsable du traitement détermine la finalité et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel. Vous pouvez déterminer le responsable du traitement des données sur la base des éléments suivants :

Si vous êtes un Client qui utilise nos services :

• Si vous nous avez transmis vos coordonnées via notre site web ou de toute autre manière, nous aurons qualité de Responsable du Traitement dans le cadre de cette activité de traitement des données ;
• Si votre entreprise ou organisation nous a transmis vos coordonnées (nom, adresse électronique et rôle au sein de nos plateformes). Vous pouvez contacter votre organisation en cas de questions ou de préoccupations.

Si vous êtes un Destinataire, nous avons reçu vos données personnelles par l’intermédiaire de l’entreprise ou de l’organisation qui vous contacte en utilisant nos services. Cette entreprise ou organisation est votre contrôleur de données, à qui vous pouvez vous adresser si vous souhaitez modifier, supprimer ou recevoir une copie de vos données à caractère personnel.

Si vous êtes un Visiteur, nous recevons uniquement les données à caractère personnel que vous avez saisies sur notre site web, que vous avez transmises lors de votre visite dans nos locaux ou que nous avons obtenues par les cookies conformément à notre Politique en matière de Cookies.

 

9. Quels sont vos droits ?

Vous pouvez exercer un droit d’accès aux informations vous concernant ou de rectification, de mise à jour ou de suppression de ces informations. Certains de ces droits peuvent faire l’objet d’exceptions ou de limitations dans la législation locale.

Si vous êtes un destinataire, vous devrez vous adresser directement à l’entreprise ou à l’organisation, responsable du traitement des données, pour exercer ces droits. Nous ne contrôlons pas vos données de réponse et, par conséquent, nous ne sommes pas en mesure de traiter directement ces demandes en rapport avec vos données personnelles. Si vous rencontrez des difficultés à trouver le client, vous pouvez nous contacter via dpo@ringring.be et nous ferons tout notre possible pour vous aider.

Nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité et nous répondrons à votre demande d’exercer ces droits dans un délai raisonnable (et dans tous les cas dans les 30 jours suivant toute demande), sous réserve des dispositions ci-dessous pour les catégories spécifiques de données à caractère personnel.

• Vous avez toujours un droit d’accès à vos données personnelles. Il vous permet de vérifier les données personnelles que nous traitons à votre sujet et d’en obtenir une copie ;
• Vous avez toujours le droit de rectifier vos données personnelles. Cela vous permet de corriger ou de compléter les données personnelles incorrectes ou incomplètes que nous traitons à votre sujet ;
• Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de supprimer définitivement les données personnelles que nous traitons à votre sujet. Nous ne sommes pas toujours obligés de supprimer vos données personnelles à votre demande – ce droit ne s’applique que dans les cas et dans la mesure prévus par la loi ;
• Vous avez le droit de restreindre le traitement des données personnelles vous concernant. Cela vous permet de geler l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles, sans les supprimer. Nous ne sommes pas toujours obligés de restreindre vos données personnelles à votre demande – ce droit ne s’applique que dans les cas et dans la mesure prévus par la loi ;
• Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles en général. Cela vous permet de vous opposer au traitement ultérieur de vos données personnelles. Nous ne sommes pas toujours obligés d’honorer votre objection – ce droit ne s’applique que lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime ;
• Vous disposez toujours du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct (par ex. en cliquant sur le bouton de désinscription) ;
• Vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement ;
• Vous disposez du droit à la portabilité des données. Ce droit vous permet de transférer, de copier ou de transmettre facilement des données à caractère personnel d’un responsable du traitement à un autre. Ce droit ne peut être exercé que lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou sur un accord conclu avec vous.

Si vous estimez que nous n’avons pas traité votre demande de manière appropriée, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente en Belgique (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Si vous souhaitez exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, veuillez envoyer votre demande à dpo@ringring.be.

10. Modifications apportées à la présente Politique de Protection de la Vie Privée

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Dans les cas où un changement modifiera sensiblement la manière dont nous collectons ou utilisons vos données à caractère personnel, nous enverrons un avis de changement à tous nos clients.

11. Avez-vous des questions ou une plainte ?

Si vous souhaitez formuler des commentaires, questions ou plaintes, n’hésitez pas à nous contacter à : dpo@ringring.be.

Outre vos droits en matière de protection des données mentionnés ci-dessus, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente en Belgique (https://www.autoriteprotectiondonnees.be), si vous estimez que nous n’avons pas traité votre demande de manière appropriée.