Évitez l’afflux d’appels entrants pour vos clients après la crise Covid-19

Naouele
10 Août, 2022

Comment contrôler l’augmentation des appels entrants et garder des clients satisfaits ?

Avez-vous déjà été confronté à un flot d’appels entrants et à des clients mécontents qui attendent au téléphone ? Dans ce cas, nous avons aidé un de nos clients à gérer un nombre élevé de demandes entrantes de la part de ses clients. Découvrez la meilleure façon de gérer les multiples appels entrants.

Dans le cas d’un de nos clients, nous nous sommes rendu compte que les demandes de rendez-vous affluaient. Ce type de demandes est fréquent et dans tous types de secteurs. De nombreux professionnels: psychologues, dentistes, coiffeurs, esthéticiens, aides ménagères… doivent faire face à des demandes de rendez-vous. De même, les grandes industries disposant de centres d’appels comme les réseaux de gaz et d’électricité, les concessionnaires automobiles, les télécoms doivent gérer les appels entrants pour diverses raisons. Regarder l’agenda, les disponibilités, trouver une date qui convienne à tous prend du temps. Surtout, évitez le no show, tout cela peut rapidement devenir une perte de temps et d’efficacité. En réponse à cela, nous avons mis en place une plateforme de communication où le client est guidé en 2 étapes lors de la planification d’un rendez-vous.

 » Je souhaite prendre rendez-vous pour mon entretien « 

Prévention

Les clients reçoivent un SMS ou un message enregistré automatiquement (voix) indiquant qu’ils seront contactés prochainement pour fixer un rendez-vous. Cela évite aux clients de contacter eux-mêmes l’entreprise. C’est une façon beaucoup plus proactive de gérer vos clients. Tout d’abord, cela empêche les clients d’appeler eux-mêmes votre centrale. Deuxièmement, cela permet de répondre rapidement aux demandes des clients .

 » Cher client, nous vous contacterons prochainement pour fixer un rendez-vous pour votre entretien. « 

Planification

La deuxième étape est la planification. Un appel téléphonique automatique est passé à vos clients pour leur demander s’ils souhaitent prendre un rendez-vous. Si la réponse est positive, cet appel peut être transféré à un employé du service clientèle. Ensuite, l’employé se charge de fixer le rendez-vous.

Cher client, ceci est un message automatique de votre entreprise, nous vous contacterons pour fixer un rendez-vous.

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Rappeler

Une fois le rendez-vous pris, un SMS   éviter les absences pendant cette période chargée. Enfin, un un rappel de rendez-vous peut être envoyé à . Comme vos clients prendront certainement de nombreux rendez-vous différents, il est essentiel à rappeler ce rendez-vous à . Ce message sera très apprécié par les deux parties.

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